Faire de l’intranet, un outil au service de la performance de l’entreprise et de son projet
Comment réorganiser le flux d’information vers le site intranet du Parc de la Villette afin de créer un support fiable et fonctionnel pour l’ensemble des agents tout en redéfinissant le rôle du service communication ?
Client : Parc de La Villette
MOA : DRH/Com. Interne
Type : intranet corporate et collaboratif
Année : 2010-2011
Durée du projet : 1 an
Coût : ≈ 48 k€
CONTEXTE ET ENJEUX
L’Etablissement du Parc de la Grande Halle de la Villette compte environ 300 agents hors intermittents du spectacle et organise plus de 20 événements par an.
L’activité de l’EPPGHV s’articule autour de 3 métiers :
- l’exploitation et l’aménagement du domaine ;
- la programmation culturelle
- la commercialisation des espaces
En 2010, l’écosystème intranet de l’EPPGHV comprenait un site principal et plusieurs sites de directions. Le site central était très peu utilisé et actualisé par les directions puisqu’elles disposaient de leur propre site et qu’aucun mécanisme de syndication des contenus n’existait entre les sites. Le manque de fiabilité des informations sur le site central conduisait de nombreux agents à privilégier des sources externes pour effectuer des recherches sur leur établissement.
En outre, le service de communication interne était davantage positionné en support des autres directions qu’en support de communication globale de l’établissement.
Les enjeux de la mission
- passer d’un outil fragmenté et cloisonné à un support lisible, cohérent et représentatif des actions de l’EPPGHV ;
- faire de l’intranet un levier de performance au service des nombreux projets de l’EPPGHV;
- repositionner le service de la communication interne en véritable pilote de l’intranet;
- faciliter l’appropriation du futur intranet par les directions et les services.
NOTRE ACCOMPAGNEMENT
Redéfinir la stratégie d’évolution de l’écosystème intranet avec la direction générale et la direction de la communication interne ;
Impliquer très fortement et en amont du projet les utilisateurs finaux:
présentation de la solution retenue en partenariat avec la société Infinite Square, soit SharePoint 2010, à travers des focus sur les fonctionnalités adaptées à leurs besoins métiers;
Organisation d’ateliers collectifs de recueil des besoins autour de problématiques communes : travail en mode projet, besoins des fonctions supports, besoins des commerciaux…
Concevoir une ergonomie et une charte graphique fortement « user centric » afin de faciliter l’appropriation et l’utilisation de cet outil par les utilisateurs à travers la mise en avant de contenus personnalisés et personnalisables ;
Assister les équipes durant la phase de qualification du site [recette utilisateurs] ;
Assister les équipes durant les phases de migration des contenus et de mise en production à travers la fourniture de supports d’aide à la migration ou à la mise en production [tableau de migration et charte rédactionnelle].
