L’intranet, comme levier pour susciter l’adhésion à une nouvelle entité
Comment créer le site intranet de l’ARS Ile-de-France afin d’en faire le levier des évolutions de l’organisation territoriale pour susciter de l’adhésion de la part des acteurs internes ?
Client : ARS IDF (organisme rattaché au Ministère de la Santé)
MOA : Chef de projet – Département web & multimédia
Type : intranet corporate et collaboratif
Année : 2010-2013
Durée du projet : 3 ans
Coût : ≈ 47 k€
CONTEXTE ET ENJEUX
L’ARS est l’interlocuteur unique chargé du pilotage du système de santé et de la mise en œuvre de la politique de santé publique dans la Région. Le projet s’est déroulé dans un contexte de mutation globale nécessitant l’implication de tous les acteurs afin de consolider sa propre identité, d’optimiser et fluidifier la communication interne.
Dans le cadre de la loi « Hôpital Patients Santé Territoires », les agences régionales de santé ont été créées pour renforcer le pilotage régional du système de santé et mener des politiques plus adaptées aux besoins et aux spécificités de chaque territoire.
L’ARS Ile-de-France est par conséquent une structure récente qui assure la coordination de structures telles que :
- La direction régionale des affaires sanitaires et sociales (Drass)
- L’agence régionale de l’hospitalisation (ARH)
- L’union régionale des caisses d’assurance maladie (Urcam)
- Le groupement régional de santé publique (GRSP)
- Etc.
La création de l’ARS Ile-de-France a par conséquent entrainé des changements organisationnels profonds au niveau du territoire.
L’enjeu le plus important consistait donc à utiliser l’intranet comme levier des évolutions de l’organisation territoriale de la santé à travers :
- l’information et le partage des nouvelles missions de l’agence auprès de tous les agents concernés ;
- la fédération des agents des anciennes structures et des nouveaux autour d’une culture commune ;
- la lisibilité de la « ligne managériale » ;
- le décloisonnement et le partage de l’information entre les différentes structures ;
- le développement des pratiques collaboratives.
NOTRE ACCOMPAGNEMENT
Nous avons déployé une méthode fortement orientée « user centric » à travers :
- l’analyse des processus éditoriaux et des contraintes techniques et organisationnels ;
- l’identification des besoins et des usages des utilisateurs finaux (mise en place d’un questionnaire en ligne, animation d‘ateliers de recueil des besoins avec une dizaine de groupes de travail « utilisateurs »
- la synthèse du besoin fonctionnel et plan de mise en œuvre
- les recommandations ergonomiques et la définition de l’architecture d’information
- la recommandation de solutions techniques pour le projet
- l’élaboration du DCE (CCTP…) et l’aide dans l’analyse et le choix du prestataire ;
- la recette utilisateurs
- l’assistance dans les spécifications fonctionnelles et techniques détaillées
- la conduite du changement
- le suivi de la phase de réalisation
